蜗牛之苔花 - 2024年6月
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高效率沟通解决问题
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date: 2024-06-03T10:03:00+08:00
description: 原文标题：产品经理：“跨部门”协作——高效解锁“需求对接”秘籍https://www.woshipm.com/zhichang/6052156.html在产品经理的工作中，需要经常跨部门、与多个岗位的人一起合作才能做好本职工作。这种情况下，如何对接跨小组、部门的需求，以及如何进行高效的跨部门协作？这个问题考验着很多才入门的产品经理。这篇文章，作者从自己的亲身经历出发，帮大家解决这个问题。产品经理在工作中，对接跨小组、跨部门需求，已经是家常便饭了。本文是笔者工作实践的亲身经历，有感而发，共勉～一、实际工作场景小张接到一个紧急需求，涉及到我所负责的产品的改动，需要和我进行需求对接。小张提前约好需求沟通会，作为协作方的我，在会议上第一次听到小张讲解这个需求的需求方案，听得我一脸懵🥲。ps：在这之前，有进行过一次比较浅显的初步需求沟通。初步了解到客户的大概问题，对具体的需求范围及场景是没有很明确的。让我感到很“懵”的原因有 3 点：1）小张开场第一句是说：“现在有一个紧急需求，需要实现xxx能力。”2）小张第二句是说：“要满足这个xxx能力的实现，就需要做…巴拉巴拉。”3）接着，小张开始讲解实现xxx能力的整体流程，小张从技术实现的角度讲解道：“这里我会通过一个xxx接口返给你xxx状态的信息，需要你这边处理…巴拉巴拉。”听到这，我打断了小张的讲解，和小张说道：“不好意思打断一下，我没听明白，这个需求场景是啥？整体的业务流程是啥样的？不明白这个需求是要解决什么场景问题。你可以从业务场景和业务流程上引入展开讲解不？”小张指着投放在屏幕上的流程图，回复我：“流程就是这样的啊，都在这里啦。”…需求方案沟通持续进行中…经过 15 分钟的沟通后，大家开始就产品方案展开讨论，讨论逐渐深入后发现整体的方案很复杂，改动很大。而且发现很多需求场景不明确，大家在会议上就不确定的点展开讨论，根据现场的猜测，思考应该怎么处理这些待定的场景问题的解决方案，并在会议上讨论给出建议的plan A、plan B。ps：这里面不确定的点，追根究底，还是回到了需求场景不清晰的问题上。客户使用场景不清晰，导致需求范围不明确，那么产品方案自然就无法全面覆盖需求场景的问题了。经过将近 1 小时的沟通，和主导方一点一点地确认整体的需求内容，梳理待定的需求场景问题。我还是不清楚需要我配合完成的事项是哪些，即我这边的改动范围是不明确的。最终会议结论是：会议后需要和业务方再次确认核心的需求场景问题，以便确定需求范围。会议结束后，主导方立马发出第二次会议邀约，参会人员包括产品经理和业务人员。在第二次会议上，就需求核心问题展开讨论。沟通不到 10 分钟，明确了需要解决的核心业务问题。发现业务的诉求是比较简单的，只需要在产品原有基础上做一点小小的改动就可以满足业务期望。二、分析需求对接过程中的问题从主导方与协作方对接需求的实际工作场景中，可以分析出存在以下6个问题：1、需求沟通的准备不足小张虽然组织了需求沟通会，但显然在会议前没有充分准备好如何清晰地传达需求背景、业务场景以及具体需求给协作方。首次沟通应该包含足够的需求背景、业务目标、产品愿景等信息，确保所有参与者都能理解需求的本质和目的。2、缺乏明确的需求定义在初步沟通时，需求的表述过于笼统，没有明确需求的边界和具体场景，导致后续讨论偏离重点，浪费了大量时间在猜测和假设上。3、过度关注技术实现而非业务逻辑小张直接从技术实现角度出发讲解，忽略了业务逻辑的阐述，这使得非技术背景的参与者难以跟进，导致沟通障碍。在协作方还不清楚需求背景问题以及需求场景的情况下，主导方已经走到后面技术实现的环节了，其中信息差太大。导致双方对需求理解不一致，沟通不在同一个频道。正确的做法应该是先从为什么要做（业务目标）、做什么（功能需求）、怎么做（技术方案）的顺序进行讲解。4、需求材料不充分小张虽展示了流程图，但未能有效利用它来辅助说明业务流程和场景，使得流程图没有起到预期的澄清作用。有效的辅助材料应该简洁明了，直观展示业务流程和需求要点。5、会议管理不善会议中花费了大量时间在不确定点的讨论上，而不是事先准备和明确需求。高效的会议应当事先明确议程，对已知问题有预判并准备好解决方案，减少现场猜测的时间。6、需求确认流程缺失需求的明确与确认应该在会议前完成，而不是会议中或会议后。这表明项目管理过程中缺乏有效的前期需求确认流程，导致团队成员对需求的理解不一致。通过第二次会议迅速明确了核心需求，说明流程缺失导致前期沟通中的关键信息缺失。三、为避免出现以上问题，作为主导方应该怎么做呢？为了保障跨小组或跨部门需求的对接效率，团队应当从这 5 点进行改善：1. 实施更有效的项目管理和需求确认流程，确保需求的明确性和可实施性。2. 强化需求分析，在与协作方传达需求前，应先理清楚业务…